Ciudad de México, 11 jun. (AMEXI).- Los procesos de digitalización que en la actualidad se efectúan en el IMSS permiten a la institución identificar con facilidad más de 30 mil archivos, dar respuesta inmediata a las solicitudes de información y mejorar el servicio a los derechohabientes, lo que coadyuva a la rendición de cuentas y a la transparencia.
El titular de la División de Administración de Documentos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Marco Antonio Orozco Zuarth, explicó en un comunicado que la digitalización es una herramienta que permite obtener copias fieles de los documentos y ponerlas a disposición del público para su consulta, evitando el deterioro de documentos originales.
Reiteró que el procedimiento permite promover la transparencia y el acceso a la información en el IMSS y agregó que a partir de la nueva Ley General de Archivos que entró en vigor en 2019 se han realizado diversos esfuerzos a nivel nacional con el objetivo de abatir rezagos administrativos y dar ordenamiento a los archivos.
Detalló que el Sistema Institucional de Archivos dispone de tres áreas: de trámite, de concentración e histórico, e indicó que en el archivo histórico es donde los registros pasan a formar parte de la memoria del IMSS.
Añadió que el área de archivo de trámites cuenta con alrededor de 9 mil responsables, uno por cada oficina distribuida a nivel nacional, quienes se encargan de administrar los documentos que pueden darse de baja al año o cuando terminan su periodo de vida.
“En archivo de trámites los documentos tienen un periodo de vida de un año. Cada año todas las áreas deben dar de baja y esto se hace a través de un proceso en el que se elabora un inventario y en el que participa el área generadora de documentos”. Antes de darlos de baja, abundó, se revisa que ya hayan cumplido su fin.
El funcionario señaló que el área de archivo de concentración guarda los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, y los resguarda por un lapso de entre siete y 25 años, según se indique en el catálogo de disposición documental.
Orozco Zuarth mencionó que en toda esta labor se cuenta con el archivo central de la Ciudad de México y con un archivo en cada Unidad Médica de Alta Especialidad (UMAE) y Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada (OOAD).
“Son 70 archivos en todo el país, más el de nivel central, y todo esto se coordina desde esta área, donde tenemos la responsabilidad de aplicar la Ley de Archivos; somos el área que nos coordinamos con el Archivo General de la Nación y con todo el Sistema Nacional de Archivos”, anotó.
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En el caso del archivo histórico, se trata de documentos que tienen que guardarse de manera permanente, ya que pasan a formar parte de la historia y deben preservarse todo el tiempo, desde expedientes, fotografías, planos, videos y todo lo que forme parte de la memoria institucional.
Adelantó que el IMSS y el Archivo General de la Nación organizarán conjuntamente un Foro Nacional para conmemorar el Día Internacional de Archivos, que se realizará del 17 al 21 de junio en la Unidad de Congresos del Centro Médico Nacional (CMN) Siglo XXI en reconocimiento al trabajo que la actual administración ha realizado en esa materia.
